Multidisciplinair team creëert rijk en compleet IT-landschap
Hoe stroomlijn je de activiteiten binnen een bouwgroep met meer dan 400 werknemers en vestigingen in binnen- en buitenland? Yves Biesmans, gedelegeerd bestuurder van Tectum Group, vertelt hoe een multidisciplinair team een nieuw IT-landschap voor Tectum ontwikkelde rond Build Software.
Tijd voor een gestroomlijnde aanpak
Het Genkse familiebedrijf Tectum Group groeide de voorbije jaren enorm, maar werkte in zijn aannemingsactiviteiten tot 2018 met een verouderde en versnipperde IT-omgeving. De bestuurders van de bouwgroep zagen in dat ze een aangepaste oplossing nodig hadden om de verdere groei te ondersteunen. Yves Biesmans, gedelegeerd bestuurder, vertelt: “Het was tijd om onze interne processen te stroomlijnen en onze foutenmarges te verkleinen. We gebruikten diverse IT-oplossingen, die beperkt met elkaar in verbinding stonden, en wilden onze efficiëntie op dat vlak substantieel verhogen. We zochten daarom een softwarepakket dat onze volledige werking kon omvatten.”
Teamwork van experts
Na een uitgebreid marktonderzoek viel de keuze op Build Software. Omwille van zijn flexibiliteit werd die bouwspecifieke software het hart van een nieuw IT-landschap voor Tectum Group. Vervolgens integreerde een team van interne en externe experts Build Software met Ms. Dynamics AX, dat al voor de financiën en logistiek werd gebruikt.
Yves Biesmans licht toe: “Dit project is echt teamwork geweest. Binnen ons bedrijf trokken onze COO en IT-manager dit project en stuurden ze een intern team aan dat de interne bedrijfsprocessen analyseerde en de implementatie vormgaf. Zij stelden ook de sjablonen voor alle documenten en rapporten op. Een externe projectmanager leidde de implementatie in goede banen, terwijl de consultants van Build Software zich helemaal op de implementatie en integraties toelegden.”
Stapsgewijze implementatie
Tectum Group rolde het nieuwe IT-landschap in fases uit binnen zijn dochterondernemingen. Een aanpak die opnieuw dankzij de flexibiliteit van Build Software mogelijk was. “Na zes maanden konden onze salesafdelingen al calculaties en offertes opmaken in Build Software”, vertelt Yves Biesmans. “Dat is snel.”
Daarna implementeerde Build Software alle modules voor werken in uitvoering: bestellingen, leveringen, kostenbeheer en facturatie. “We hebben onze kosten nu beter onder controle. Onze werknemers registreren hun uren en materialen vlot”, legt de bestuurder uit. “De facturatie is ook flexibel: vorderingsstaten zijn geen probleem en we kunnen ons regiewerk makkelijk invoeren. Onze facturen stromen bovendien door van Build Software naar onze boekhouding in Ms. Dynamics AX, wat ons veel werk bespaart.”
Aanvullingen met het beste uit de sector
Tectum Group implementeerde niet alleen Build Software, maar koppelde er ook een aantal extra toepassingen aan. “Onze ploegen gebruiken nu Visual Planning om hun projecten te beheren en creëren bijvoorbeeld digitale werkbonnen via de bijbehorende app. Hun Dimona- en Limosa-aangiften regelen ze via Share@Work”, gaat Yves Biesmans verder.
In de toekomst zal het team ook Microsoft 365 (o.a. SharePoint Online) in het geheel opnemen om het documentbeheer te vereenvoudigen. Hetzelfde geldt voor Geodynamics, dat de uurregistratie zal faciliteren. Verder werkt het team aan een oplossing om het onderhoud en de herstellingen van daken vlotter op te volgen.
Een complete oplossing voor de hele groep
In twee jaar tijd heeft het team van Tectum Group en Build Software dus een heel volledige omgeving uitgewerkt. “Onze medewerkers kunnen bouwprojecten nu van begin tot einde in één oplossing beheren. Ze calculeren sneller en accurater, en houden meer tijd over voor de eigenlijke projecten. Dat is een enorme vooruitgang en stelt ons in staat om verder te groeien”, besluit Yves Biesmans.
Download de getuigenis van Tectum Group (pdf).
