Eenvoudige, maar flexibele software legt basis voor sterke groei
Je bouwbedrijf laten groeien, het is steeds weer een uitdaging. Met een verregaande automatisering van je bedrijfsprocessen en betrouwbare software kom je al een heel eind. Dat merkte ook de algemene bouwonderneming Vandebos, die haar omzet in 7 jaar tijd verdubbelde.
Klaar voor een nieuwe groeifase
De Alkense bouwonderneming Vandebos kende de voorbije jaren een sterke groei, waardoor ze meermaals tot Trends Gazelle werd uitgeroepen. En hoewel het familiebedrijf dit jaar zijn 90ste verjaardag viert, is het niet van plan op zijn lauweren te rusten. Om verder te kunnen groeien, heeft het nu alle aspecten van de bedrijfsvoering op punt gesteld, met een bijzondere aandacht voor de gepaste IT-ondersteuning.
Begin 2015 bleek namelijk dat het vroegere ERP-systeem van Vandebos, een combinatie van AS400 met een pc, niet meer voldeed. “Tussen de twee bestond geen enkele koppeling, waardoor de uitwisseling van gegevens moeizaam verliep. Een verregaande automatisering van alle bedrijfsprocessen vormde dan ook het aandachtspunt bij de aankoop van een nieuw ERP-systeem”, vertelt gedelegeerd bestuurder Krijn Henrotte.
Naadloze workflow van offerte tot oplevering
Na een uitgebreide vergelijking van verschillende softwarepakketten voor de bouw besloot Vandebos naar Build Software over te schakelen. Krijn Henrotte legt hun keuze uit: “Build viel op door zijn eenvoud, logische workflow en flexibiliteit. Alle bedrijfsprocessen, van sales over projectbeheer tot de boekhouding worden naadloos doorgetrokken. We geven bijvoorbeeld bestellingen direct vanuit Build door. De oplossing maakt zelf een volledige bestelbon aan die we eenvoudig mailen.”
Daarnaast helpt de software om het overzicht over de diverse activiteiten van de bouwonderneming te behouden. “Build Software verzamelt alle cruciale informatie op 1 startscherm. Zo zie je meteen welk project niet vlot loopt en waarom”, zegt de bestuurder. “Verder vinden we het documentbeheer ontzettend gemakkelijk. We moeten documenten en mails niet langer in classeurs zoeken. Ze verschijnen meteen in het juiste dossier.”
Flexibiliteit garandeert stabiele bedrijfsvoering
Een ander belangrijk pluspunt was de stapsgewijze, flexibele implementatie van Build Software. De bestuurders wilden eventuele risico’s en fouten tijdens de implementatie immers vermijden, maar tegelijk zo snel mogelijk starten met de automatisering van hun bedrijfsprocessen. Krijn Henrotte geeft een idee van de snelle ingebruikname: “Al na 5 maanden haalden we onze eerste grote aanbesteding via Build binnen en kon het project de verschillende stappen van het bouwproces doorlopen.
Na 6 maanden hadden we ook de eerste managementrapporten op maat van ons bedrijf. De consultants van Build Software hebben onze oude rapporten stap voor stap omgezet naar hun oplossing, zodat we er te allen tijde zeker van waren dat de cijfers klopten. De definitieve implementatie van de nieuwe rapporten was dan in feite niet meer dan een formaliteit.”
Tijdens die eerste fase werd Build Software eveneens aan een extern boekhoudpakket gekoppeld, zodat facturen volledig automatisch kunnen worden verwerkt. Het zorgde voor een belangrijke verlichting van de administratie rond de bouwprojecten. Meer delicate items, zoals de uren en de verlofplanning, werden dan weer in een laatste fase overgezet. “We kunnen de oude AS400 nu uitschakelen. Al onze data zijn veilig in Build Software geïntegreerd en geconsolideerd”, blikt de bestuurder tevreden terug.
Focus op kerntaken van de bouwonderneming
“Build Software heeft ons werk sterk vereenvoudigd”, besluit Krijn Henrotte. “Vandebos groeit, maar de administratie blijft beperkt, waardoor al onze tijd en middelen naar onze vakmensen en materieel gaan. En de overgang is vlot verlopen: de bedrijfsvoering is nooit verstoord door een foute gegevensoverdracht. We beschikken nu weer over een solide, moderne technologie die ons toelaat verder te groeien en te optimaliseren.”
